Un secretario de empresa (a veces llamado secretario colegiado) es un cargo clave en una empresa de Hong Kong, nombrado por los directores. Su función principal es garantizar que la empresa cumpla con todos los requisitos regulatorios establecidos por las autoridades gubernamentales y apoyar al consejo de administración manteniendo una organización y gobernanza adecuadas dentro de la empresa.

Según la Sección 154 de la Ordenanza de Sociedades de Hong Kong, toda empresa en Hong Kong está legalmente obligada a nombrar un secretario de la empresa. Si este puesto queda vacante, tanto la empresa como sus directores pueden enfrentarse a multas, y este requisito se aplica incluso a empresas inactivas.

Más allá del cumplimiento, un secretario de empresa ofrece beneficios prácticos. Para nuevas empresas, actúan como asesores expertos del consejo de administración. Para los propietarios extranjeros, actúan como representantes locales de confianza, manteniendo a la empresa informada de cualquier cambio regulatorio que pueda afectar las operaciones.

Un secretario de empresa individual debe ser un Residente de Hong Kong . También puede ejercer como director si la empresa tiene más de un director , pero un solo director no puede actuar como secretario de la empresa.

Para poder cumplir, una persona debe cumplir al menos uno de los siguientes criterios:

• Sé miembro de la Instituto de Secretarios Colegiados de Hong Kong (HKICS)

• Sé un Abogado en ejercicio

• Sé un Contable Público Certificado (CPA)

• Han servido como Secretario de una empresa pública durante al menos tres de los cinco años Antes del nombramiento

• Sé un Miembro senior de la empresa , siempre que no sean el único director

Un secretario de empresa fuerte:

• Entiende tu Operaciones empresariales e industria , lo cual es especialmente importante para empresas autorizadas, proveedores de servicios financieros o empresas cotizadas

• Puede anticipar Desafíos legales o regulatorios y guiar a la empresa a través de ellos

• Es muy organizado y puede recuperar rápidamente documentos o registros anteriores cuando sea necesario

Un secretario corporativo es un Empresa o empresa que proporciona servicios de secretariado. Estos suelen ser Despachos de CPA o despachos de abogados ofreciendo servicios de secretaría en empresas como parte de su práctica.

Requisitos para un secretario corporativo:

• Debe tener un Dirección comercial en Hong Kong

• Debe tener un Licencia TCSP (Proveedor de Servicios de Fideicomisos o Empresas)

Si externalizar depende de tu Tamaño y complejidad de la empresa :

• Empresas pequeñas o en gran parte inactivas Con dos directores, puede simplemente nombrar a uno como secretario, esta suele ser la opción más rentable.

• Empresas activas Con operaciones en curso puede beneficiarse de la externalización, proporcionando el mismo nivel de servicio sin contratar a un empleado a tiempo completo.

• Los emprendedores en solitario también pueden usar Proveedores de servicios en línea como Sleek u Osome.

• Empresas de Secretaría de Empresas como m1615 , normalmente sirve Pequeñas y medianas empresas activas o aquellos que han superado sus actuales acuerdos de secretaria.

• Proveedores de bajo coste: Alrededor 1.500 HK$/año , adecuado para empresas sencillas con necesidades mínimas de cumplimiento. Los servicios están estandarizados y pueden incluir personal externo; La presentación anual de la declaración suele cobrarse por separado.
  
  

• Proveedores de nivel medio a alto: Para empresas con múltiples entidades o estructuras más complejas, los proveedores de servicios vinculados al CPA suelen cobrar HK$4,000–HK$8,000 por entidad al año , ofreciendo más experiencia y apoyo personalizado.

• Empresas complejas o grandes: Las comisiones pueden aumentar hasta 15.000 HK$ al año , dependiendo del nivel de servicio y la complejidad de la empresa.
  
  

En general, el coste depende de Tamaño, estructura y necesidades de cumplimiento de la empresa .

Las empresas sencillas pueden ahorrar con proveedores de bajo coste, mientras que las empresas más activas o multi-entidades se benefician de proveedores de servicios experimentados y de mayor nivel.

Un secretario de la empresa actúa como enlace entre la empresa y las autoridades regulatorias de Hong Kong, como la Departamento de Hacienda Interior (IRD) y la Registro de Empresas . Su función es garantizar que la empresa cumpla con los requisitos legales de la Ordenanza de Sociedades y mantiene una gobernanza corporativa adecuada.