Un secretario de empresa es un oficial clave en una empresa de Hong Kong, nombrado por los directores.

Según la sección 474 de la Ordenanza de Sociedades (Cap. 622), cada empresa en Hong Kong está legalmente obligada a nombrar un secretario de empresa. Si este puesto queda vacante, tanto la empresa como sus directores pueden enfrentarse a multas, y este requisito se aplica incluso a las empresas inactivas.

Más allá del cumplimiento, un secretario de empresa ofrece beneficios prácticos. Para nuevas empresas, actúan como asesores expertos del consejo de administración. Para los propietarios extranjeros, actúan como representantes locales de confianza, manteniendo a la empresa informada de cualquier cambio regulatorio que pueda afectar las operaciones.

Un secretario de empresa individual debe ser un Residente de Hong Kong. También puede ejercer como director si la empresa tiene más de un director, pero un solo director no puede actuar como secretario de la empresa.

Para una empresa cotizada, un secretario de empresa individual debe cumplir al menos uno de los siguientes criterios (las empresas privadas no están sujetas a estas reglas de cualificación):

• Sé miembro de la Instituto Colegiado de Gobernanza de Hong Kong (HKCGI, anteriormente HKICS)

• Sé un abogado en ejercicio

• Sé un Contable Público Certificado (CPA)

• Han servido como Secretario de una empresa pública durante al menos tres de los cinco años Antes del nombramiento

• Sé un Miembro senior de la empresa, siempre que no sean el único director

Un secretario de empresa fuerte:

• Entiende tu Operaciones empresariales e industria, lo cual es especialmente importante para empresas autorizadas, proveedores de servicios financieros o empresas cotizadas

• Puede anticipar Desafíos legales o regulatorios y guiar a la empresa a través de ellos

• Es muy organizado y puede recuperar rápidamente documentos o registros anteriores cuando sea necesario

Un secretario corporativo es un Empresa o empresa que proporciona servicios de secretariado. Estos suelen ser Despachos de CPA o despachos de abogados ofreciendo servicios de secretaría en empresas como parte de su práctica.

Requisitos para un secretario corporativo:

• Debe tener un Dirección comercial en Hong Kong

• Debe tener un Licencia TCSP (Proveedor de Servicios de Fideicomisos o Empresas)

Si externalizar depende de tu Tamaño y complejidad de la empresa:

• Empresas pequeñas o en gran parte inactivas Con dos directores, puede simplemente nombrar a uno como secretario, esta suele ser la opción más rentable.

• Empresas activas Con operaciones en curso puede beneficiarse de la externalización, proporcionando el mismo nivel de servicio sin contratar a un empleado a tiempo completo.

• Los emprendedores en solitario también pueden usar Proveedores de servicios en línea como Sleek u Osome.

• Las empresas de secretariado corporativo como M1615 Limited suelen prestar servicios a empresas activas pequeñas y medianas.

• Proveedores de bajo coste: La opción más económica, adecuada para empresas sencillas con pocas necesidades de cumplimiento. Los servicios son estandarizados y pueden incluir personal externalizado; la presentación del informe anual suele cobrarse por separado.
  
  

• Proveedores de nivel medio a alto: Para grupos con varias empresas o estructuras más complejas, los proveedores vinculados a CPA cobran más por empresa, a cambio de más experiencia y soporte personalizado.

• Empresas complejas o grandes: Las tarifas son aún más altas y dependen del nivel de servicio y de la complejidad de la empresa.

En general, el coste depende de Tamaño, estructura y necesidades de cumplimiento de la empresa.

Las empresas sencillas pueden ahorrar con proveedores de bajo coste, mientras que las empresas más activas o multi-entidades se benefician de proveedores de servicios experimentados y de mayor nivel.

Un secretario de la empresa actúa como enlace entre la empresa y las autoridades regulatorias de Hong Kong, como la Departamento de Hacienda Interior (IRD) y la Registro de Empresas. Su función es garantizar que la empresa cumpla con los requisitos legales de la Ordenanza de Sociedades y mantiene una gobernanza corporativa adecuada.